选择内容开发工具

行业社区的交流中，经常有选择写作工具的问题。交流中，发现由于没有详细具体的想法或目标，大家只能提供一些大方向的建议。

选择或变更写作工具可以考虑如下因素。

• 写作工具使用者的背景，包括职能、技能、经验等。
  专业写作人员在文档排版、输出样式、内容重用、同源输出等有较高要求，通常选择功能全面的商用写作工具。非专业写作人员（例如研发团队）使用他们熟悉的工具及语法（例如文本编辑器、Markdown等轻量级标签语言），编写在开发过程中产生的内容（例如功能定义、验收标准、测试数据等）。
• 如果是变更写作工具，需要考量当前写作工具、流程的痛点，明确变更后的预期目标。
  有的公司文档存放的平台太多，不同的职能团队使用不同的写作工具，整合文档花费重复劳动。并且，文档平台多造成更新遗漏。因此，切换写作工具的目标是提高文档开发效率，减少重复劳动，在一个平台上就能查看最新版本的文档。有的公司，产品文档之间可重复使用的内容多，使用结构化写作工具 可以提高内容重复使用率，提升文档的一致性，提高工作效率，降低多语言翻译成本。
• 学习使用新工具的成本。
  商用写作工具包含了全面综合的功能，需要花费时间学习。非专业写作人员有着自己的本职工作，写作的重点在于贡献产品的深层次技术信息，写作过程中仅使用基本的编辑功能，因此他们希望写作工具简单、直观、易用，投入少量的学习成本就可以完成内容开发。
• 存量内容迁移方案。
  使用新工具后面临的一个主要问题是现有文档如何迁移到新工具。文档数量少，迁移工作量不大，可以选择人工迁移。数量多，需要考虑使用辅助迁移工具，减少工作量及出错率。因此，迁移方案及其可行性也是确定新工具的考量因素之一。国内外不少技术写作团队分享了选择工具及内容迁移的案例，其中有的使用了自动化工具或脚本批量迁移。

发展趋势

商用内容开发工具满足了专业写作人员的需求，许可费也让很多企业“量力而行”。对于那些需要全员贡献的产品内容，近几年，工具厂商开发了Web-based的内容管理系统，有的基于DITA格式，同时使用界面直观易用（Word-like），满足了内容共享、协同开发及评审的需求，并且降低了工具的门槛及学习成本。最重要的是，一站式工作流将写作、评审、翻译、发布环节无缝结合，让开发者及贡献者可以专注于提升内容品质，也是企业管理信息资产的有效途径之一。